Księgi rachunkowe – czym są i jak je prowadzić?
Prowadzenie ewidencji operacji gospodarczych w przedsiębiorstwie czasem jest obowiązkiem przedsiębiorców, a czasem robią to oni dobrowolnie i w pełni świadomie. Wybór ksiąg uzależniony jest od rodzaju prowadzonej działalności. Księgi rachunkowe są systemem rejestracji operacji w firmach, prowadzących pełną księgowość.
Księgi rachunkowe – czym są i jak je prowadzić?
Księgi rachunkowe to system rejestracji wszystkich przychodów oraz rozchodów firmy, a także jej aktywów i pasywów. Zapisy te uporządkowane są w sposób chronologiczny. Prowadzenie ksiąg rachunkowych odbywa się według zasad, dzięki którym w księgach nie ma nieprawidłowości w zapisach. Księgi rachunkowe prowadzone są chronologicznie, co oznacza, że wszystkie informacje wpisywane są według dat, w których dokonywane są poszczególne operacje. Wpisy w księgach uznawane są za bieżące, kiedy spełniają następujące warunki:
- na podstawie wpisu można zrobić sprawozdanie finansowe oraz złożyć wszelkiego rodzaju deklaracje i inne rozliczenia w odpowiednim terminie
- do 15. dnia kolejnego miesiąca i nie później niż 85 dni po zestawieniu bilansu sporządzane są zestawienia obrotów oraz sald kont
- zapisy w księdze są dokonywanie w dniu, w którym odbyło się dane zdarzenie
Księgi rachunkowe muszą być sporządzane systematycznie i przejrzyście, aby można było łatwo znaleźć odpowiednie dane. Najważniejszymi informacjami zawartymi w księgach rachunkowych są:
- stan majątku i środków pieniężnych
- należności oraz zobowiązania
- przychody i koszty związane z ich uzyskaniem
- straty i zyski firmy
- inne dane mające wpływ na stan sytuacji majątkowej przedsiębiorstwa
Budowa księgi rachunkowej
Księga rachunkowa składa się z następujących części:
- dziennika – służy on do chronologicznego zapisywania informacji o dokonanych operacjach. Każda z informacji opatrzona musi być numerem, który będzie się łączył z dowodami księgowymi
- księgi głównej – zapisywane są w niej wszystkie operacje gospodarcze. Każde zdarzenie księguje się w księdze na danych kontach oraz na kontach pomocniczych
- księgi pomocniczej – służy ona do zapisywania szczegółów i uzupełniania informacji zawartych w księdze głównej
- zestawienia sald i obrotów – służy do zapisania inwentarza, potwierdzonego inwentaryzacją jednostek, które nie prowadziły ksiąg rachunkowych
- wykazu aktywów i pasywów – stosowany do spisywania inwentarza w innych jednostkach. Sporządza się go w dniu zamknięcia ksiąg rachunkowych
Kto ma obowiązek prowadzić księgi rachunkowe?
Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości mają:
- spółki cywilne i handlowe takie jak spółki osobowe i kapitałowe
- osoby fizyczne oraz spółki cywilne, jawne oraz partnerskie, których dochód netto ze sprzedaży towarów w poprzednim roku wynosił co najmniej 2 miliony euro
- jednostki organizacyjne, które działają na podstawie prawa bankowego i według przepisów o obrocie papierami wartościowymi, a także przepisami o funduszu inwestycyjnym bez względu na wielkość przychodów
- powiaty, gminy oraz województwa i ich związki, a także jednostki i zakłady budżetowe
- jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej, prócz spółek cywilnych, jawnych i partnerskich
- oddziały przedsiębiorstw zagranicznych
- inne jednostki otrzymujące dotacje z funduszu państwa, terytorialnego lub funduszów celowych
Wymienione podmioty gospodarcze mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, natomiast inne podmioty mogą, lecz nie muszą prowadzić ewidencji w księdze rachunkowej.
Kiedy otwiera, a kiedy zamyka się księgę rachunkową?
Księga rachunkowa otwierana jest w ciągu 15 dni od rozpoczęcia prowadzenia działalności, od pierwszego dnia roku obrotowego, kiedy zmieni się prawna forma działalności, a także podczas rozpoczęcia postępowania likwidacyjnego lub upadłościowego. Księga zamykana jest równocześnie z zakończeniem wyżej wymienionych zdarzeń i odbywa się to w ciągu 3 miesięcy od zaistniałych zdarzeń.
Dlaczego prowadzenie ksiąg rachunkowych jest ważne?
Prowadzenie ksiąg w sposób rzetelny pomaga podczas analiz finansowych i wykonywania różnego rodzaju rozliczeń. Dzięki księgom można budować strategię działania firmy, która przyniesie korzyści, a nie straty.
Potrzebujesz pomocy w prowadzeniu ksiąg rachunkowych? Skontaktuj się z firmą Vattax! Tamtejsi specjaliści wyjaśnią wszelkie zagadnienia w przystępny sposób! Zapraszamy!
Artykuł powstał we współpracy z firmą vattax.pl.
