Jak dobrze wypromować konferencję?

Konferencja to idealna okazja, aby porozmawiać z różnymi ludźmi na tematy związane z naszą działalnością. Możemy zaprezentować swój produkt lub usługi i natychmiast zaobserwować reakcje jakie wywołuje. Pytania od uczestników pomogą znaleźć ewentualne luki w ofercie, a jeśli to konferencja biznesowa to uczestnicy wymienią się wiedzą na temat najnowszych technik wykorzystywanych w sprzedaży. Do jej organizacji właściwie nie trzeba nikogo namawiać, ale co zrobić, żeby pojawili się na niej ludzie i wyszli z dużą dawką wiedzy i uśmiechem na twarzy?

Dobra organizacja to podstawa!
Najpierw zastanów się nad celem jaki przyświeca Twojej konferencji, jeśli jest jasno określony, to możesz zabrać się za planowanie. Zastanów się nad programem, atrakcjami, a nawet ilością kawy, jaką wypiją uczestnicy. Tutaj liczy się każdy szczegół i nieodpowiednie przygotowanie od razu zostanie wyłapane przez czujne oko uczestników. Odpowiednie materiały informacyjne, wygodne miejsca, a także elementy rozrywki, najlepiej takie, które zaskoczą. Czasami ciężko jest wysłuchiwać przez kilka godzin wykładów – oczywiście mogą być ciekawe, ale atrakcyjne przerwy znacząco ułatwią koncentrację Twoich gości. Unikniesz organizacyjnych wpadek dzięki dobrze ułożonemu harmonogramowi i odpowiednio dobranej ekipie, która pomoże Ci zorganizować konferencję. Oczywiście to, co będzie działo się w hotelu czy centrum konferencyjnym jest bardzo ważne, ale Twój wysiłek pójdzie na marne, jeśli nikt nie dowie o planowanym przez Ciebie wydarzeniu.

Wykorzystaj facebooka!
Chociaż użycie tego najpopularniejszego medium społecznościowego wydaje się być oczywiste, to jednak nie każde wydarzenie stworzone na tym portalu przyciągnie rzesze fanów. Brak odpowiednich informacji, atrakcyjnej oprawy i promowania go na fanpagu Twojej działalności sprawi, że nikt nie zainteresuje się Twoim projektem. Samo założenie wydarzenia jest bardzo łatwe i można zrobić je z poziomu swojego konta, wszystkie kroki da się wykonać intuicyjnie – wystarczy znaleźć zakładkę „wydarzenia”.

Zadbaj o odpowiednią nazwę – w zależności od tego, czy promujesz konferencję naukową, biznesową czy z jeszcze innej dziedziny i dla kogo jest ona dedykowana, będziesz mógł pozwolić sobie na mniej lub bardziej ekstrawaganckie nazwy. Oczywiście im bardziej chwytliwa, tym więcej osób będzie nią zainteresowanych. Pamiętaj, że użytkownicy facebooka zobaczą ograniczoną liczbę znaków, więc zadbaj o to, aby pierwsze słowa informowały o jej temacie. Organizujesz konferencję o tym jak reklamować swoją firmę? Jeśli nazwiesz wydarzenie na facebooku „III Konferencja naukowa o wpływie reklam na współczesnego konsumenta” to przeciętny użytkownik raczej nie zauważy pełnej nazwy. Lepiej będzie na początku zaakcentować temat np. „Reklama w Twoim życiu – III konferencja naukowa o wpływie reklam na konsumenta”. Może i jest dłuższa, ale temat jest od razu widoczny.

Nie zapomnij podać najważniejszych informacji takich jak data, miejsce, koszt uczestnictwa, program konferencji, a także informacje dotyczące dojazdu. To zminimalizuje ilość zadawanych pytań, ale pamiętaj, że one nie znikną. Dlatego na bieżąco aktualizuj swoje wydarzenie i odpowiadaj na wszystkie wątpliwości jakie mają osoby nim zainteresowane. Dobra komunikacja to podstawa sukcesu.

Nie zapomnij o najważniejszym! Udostępnij wydarzenie na swoim fanpagu i promuj je tak długo, aż nie zyskasz odpowiedniej ilości uczestników. Regularnie przypominaj swoim fanom o konferencji, którą organizujesz i zachęcaj ich do uczestnictwa poprzez regularne uchylanie rąbka tajemnicy dotyczących wydarzeń, które się na niej odbędą.

Oczywiście facebook to nie jedyny kanał, dzięki któremu możesz promować konferencję. Słyszałeś o pozycjonowaniu stron? Zadbaj o to, aby profesjonaliści zajęli się wyprowadzeniem Twojej strony na najwyższe pozycje w wyszukiwarkach, dzięki czemu osoby zainteresowane same trafią na informacje o konferencji. Poza tym możesz bezpośrednio zaprosić stowarzyszenia lub firmy, a także promować się na innych, zaprzyjaźnionych stronach. Często będą zainteresowane wymianą barterową – Ty udostępnisz ich wydarzenie, a oni Twoje, dzięki czemu Wasi konsumenci będą mieli szansę zainteresować się różnymi dziedzinami.

Organizacja konferencji to złożony i trudny proces, ale nawet po dopięciu wszystkich szczegółów może okazać się, że nie zwróciłeś uwagi na odpowiednią promocję. Dlatego warto dobrze i szczegółowo poznać wszystkie kanały, którymi można wypromować swoje wydarzenie. Najważniejsze to inwestycja w media społecznościowe, bo tam bezpośrednio skontaktujesz się ze swoimi obserwatorami, ale nie zapominaj o innych kanałach, które razem utworzą spójna promocję Twojej konferencji.